Wenn draußen die Temperaturen steigen, geht drinnen oft die Abstimmungskurve nach unten. Die Urlaubszeit bringt nicht nur Out-of-Office-Mails, sondern auch ein Plus an Komplexität in laufende Projekte – besonders bei Markenkooperationen. Weil an solchen Projekten oftmals eine Vielzahl an internen und externen Verantwortlichen zusammenarbeitet, ist Stakeholdermanagement ohnehin eine Herausforderung – in der Urlaubszeit aber umso entscheidender, um Projekte nicht ins Stocken zu bringen und allen Beteiligten einen stressfreien Urlaub zu ermöglichen. Was Stakeholdermanagement überhaupt bedeutet und wie man dieses auf mehreren Ebenen gut umsetzt, erklären wir im Beitrag.
Was ist eigentlich Stakeholdermanagement?
Stakeholdermanagement bedeutet, alle relevanten Anspruchsgruppen eines Projekts gezielt einzubeziehen, ihre Bedürfnisse zu erkennen, Verantwortlichkeiten zu koordinieren und für einen reibungslosen Informationsfluss zu sorgen. In Markenkooperationen reicht das von internen Abteilungen wie Grafik, Content oder Business Development bis hin zu externen Dienstleistern, Partnern und Führungsebenen – auf beiden Seiten der Kooperation. Auch der Austausch und die Koordination zwischen den beiden Marken darf dabei nicht vergessen werden.
Komplexe Strukturen, viele Beteiligte
Kooperationen zwischen Marken leben von guter Abstimmung. Doch wenn zentrale Ansprechpartner plötzlich in der Hängematte statt im Meetingraum sitzen, wird es schnell eng. Wer übernimmt die Freigaben? Wer hält den Kontakt zur Agentur? Und was passiert, wenn mehrere Projektverantwortliche gleichzeitig im Urlaub sind?
Spätestens jetzt wird klar: Ohne durchdachtes Stakeholdermanagement drohen Projekte ins Schlingern zu geraten – mit Auswirkungen auf Zeitpläne, Budgets und Beziehungen.
So bleibt das Projekt auch in der Ferienzeit auf Kurs
Stakeholdermanagement in der Urlaubszeit erfordert mehr als eine lückenlose Terminplanung. Es braucht vorausschauende Planung, klare Kommunikation und ein bisschen Teammagie. Schließlich haben beide Marken dasselbe Ziel vor Augen: eine erfolgreiche Kooperation zu launchen.
Klare Kommunikation und abgestimmte Erwartungen
Um Stress in der Urlaubszeit zu vermeiden, ist es sinnvoll, schon frühzeitig Vorabgespräche zu führen. Wer frühzeitig den Dialog mit allen Beteiligten – intern wie extern – sucht, kann offene Fragen wie „Was steht wann an?“, „Wer ist wann erreichbar und wann nicht?“ oder „Welche Übergaben sind nötig?“ klären und für den weiteren Prozess festhalten.
Auch Transparenz sollte zeitnah geschaffen werden, indem man offen über anstehende Abwesenheiten während der Umsetzung der Kooperation spricht. Eine gute Lösung kann sein, beim Kick-off-Termin für die Kooperation einen Abwesenheitskalender zu führen und Vertreter für diejenigen Positionen zu benennen, die Schnittstellen besetzen und im Verlauf der Kooperationen Entscheidungen treffen. Voraussetzung für das Gelingen von Vertretungsregeln sind Infos und Zugang zu allen nötigen Tools.
Ebenso wichtig ist es, die interne Vertretungsperson nicht nur organisatorisch einzuplanen, sondern auch in ihrer Rolle zu bestärken – durch klare Erwartungen, ein Bewusstsein für die Dringlichkeit und eine Sensibilisierung für die Relevanz des Projekts. So ist transparent für alle Beteiligten einsehbar, wer wann im Urlaub ist und wer in diesem Zeitraum die Ansprechperson ist. Das fördert Vertrauen und reduziert Reibungsverluste.
Auch realistische Erwartungen müssen kommuniziert werden – insbesondere gegenüber der Partner-Marke: Was ist in der Urlaubszeit leistbar, was nicht? Welche Aufgaben können delegiert werden, welche nicht? Gleichzeitig sollte der Austausch – etwa in Form von kurzen Weeklys – nicht vollständig pausieren. Auch während der Ferienzeit kann ein regelmäßiger, reduzierter Rhythmus helfen, das Projekt auf Kurs zu halten.
Ressourcen clever planen
Fakt ist: In der Urlaubszeit stehen Projekten weniger Ressourcen zur Verfügung. Die Vertretungen haben in der Regel zusätzlich eigene Aufgaben, sodass sie nicht ihre gesamte Arbeitszeit für die Kooperation nutzen können. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Das bedeutet, ein Bewusstsein für Aufgaben mit geringer Dringlichkeit zu entwickeln – und diese zu verschieben. Nicht alles muss sofort erledigt werden und manche Aufgaben können zusätzlich delegiert werden: an verfügbare Teammitglieder oder externe Partner, immer mit Blick auf Kapazitäten und Skills.
Dennoch hilft es, flexibel zu bleiben. Feste Pläne sind gut, aber manchmal sind Anpassungen notwendig und besser, beispielsweise bei krankheitsbedingten Ausfällen oder aktuellen Entwicklungen. Wer schnell umverteilen kann und von vorneherein Puffer im Projektplan integriert, bleibt handlungsfähig.
Positives Klima erhalten
Urlaubshochphasen sind stressig für die Teammitglieder, die die Verantwortlichkeiten ihrer Kollegen während ihrer Abwesenheiten übernehmen. Ein eingespieltes Team kann das leisten, allerdings ist es dennoch wichtig, gerade in solchen Phasen den Zusammenhalt zu fördern. Gerade wenn’s eng wird, macht ein kollegialer Umgang den Unterschied.
Zum einen ist es wichtig, Anerkennung zu zeigen. Wer Verantwortung übernimmt, sollte auch Wertschätzung erfahren – ob durch kleine Gesten oder klare Worte. Zum anderen sollte der Teamgeist gestärkt werden. Herausforderungen gemeinsam zu meistern stärkt das Wir-Gefühl. Das motiviert – auch bei 30 Grad im Schatten.
Tools nutzen, die wirklich helfen
Die richtigen Tools können den Arbeitsalltag sehr erleichtern – besonders in der Urlaubszeit, wenn Vertretungen nahtlos einspringen müssen. Um die Kommunikation intern und extern im Projektteam zu erleichtern, ist es sinnvoll, eine zentrale Plattform wie Slack oder Teams zu nutzen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten – auch die Vertretungen – rechtzeitig Zugriff erhalten. So lassen sich räumliche Distanzen überbrücken und Abstimmungen effizient gestalten.
Darüber hinaus hilft es, die Vertretungsperson frühzeitig einzubinden – zum Beispiel beim letzten Jour Fixe vor dem Urlaub kurz vorzustellen und mit der Partner-Marke persönlich bekannt zu machen. Das schafft Vertrauen, senkt Kommunikationshürden und sorgt für reibungslose Übergänge.
Auch eine gute Projektmanagement-Software wie Asana, Trello oder Monday unterstützt dabei, Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten übersichtlich zu dokumentieren – eine wichtige Grundlage für jede Übergabe. Genauso wichtig: Zugriff auf E-Mails, Kontaktdaten, relevante Dokumente – und ein Verständnis für das Ziel der Kooperation. Denn nur wer gut informiert ist, kann im Sinne des Projekts Entscheidungen treffen und Dinge voranbringen.
Nach dem Sommer ist vor dem nächsten Projekt
Regelmäßige Rückschauen sind essenziell, um die Arbeitsprozesse bei Markenkooperationen zu optimieren. Auch wenn sich gegebenenfalls die Ansprechpartner und Marken ändern, ist es gut, für sich intern einen Prozess aufzubauen, mit dem Kooperationen gut umgesetzt werden können.
Besonders nach intensiven Urlaubszeiten sollen Reflexionen eingeplant werden: Was lief gut? Wo hakte es? Was können wir das nächste Mal besser machen?
Doch Optimierungen haben ihre Herausforderungen, denn alle Beteiligten müssen diese auch zulassen. Deshalb ist eine wertschätzende Kommunikation wichtig, um das Bewusstsein dafür zu schärfen, und Erkenntnisse produktiv nutzen zu können. So sind alle Verantwortlichen bei der nächsten Kooperation besser vorbereitet.
Reflexion einplanen: Nach der Urlaubssaison lohnt sich ein kurzer Rückblick: Was lief gut, wo hakte es?
Fazit: Und manchmal ist weniger mehr
Manchmal geht die Welt nicht unter, wenn ein Projekt einfach mal zwei Wochen ruht – zumindest was den Austausch zwischen den Marken betrifft. Während intern vielleicht schon weitergearbeitet wird, etwa im Grafikteam, kann die gemeinsame Feedbackschleife auch bewusst erst nach dem Urlaub starten.
Wichtig ist: Wenn Kapazitäten fehlen oder anders priorisiert werden müssen, sollte das frühzeitig kommuniziert werden. Hier sind wir wieder beim Thema Erwartungshaltung: Offene, ehrliche Kommunikation mit dem Kooperationspartner und ein realistischer Projektpuffer helfen, Stress zu vermeiden.
Und nicht zuletzt braucht es ein gewisses Maß an Eigenverantwortung. Wer weiß, dass ein Projekt im Oktober live geht, sollte seinen Sommerurlaub vielleicht nicht ausgerechnet für den September legen. Mitdenken hilft – auch wenn der Job nicht das ganze Leben ist, sondern nur ein Teil davon.
